Getting Things Done - oder wie man den Kopf wieder frei bekommt

Veröffentlicht auf 30. Juni 2009

Getting Things Done (GTD) bezieht sich auf eine Methode, zur Selbstorganisation und zur Steigerung der eigenen Produktivität, des Amerikaners David Allen , der hierzu auch bereits mehrere Bücher veröffentlicht hat. Sie soll Menschen, die durch die Menge Ihrer Aufgaben, Termine etc. und all die wichtigen und unwichtigen Informationen, die auf Sie täglich einströmen helfen, aus dem Chaos herauszufinden und produktiver, organisierter und stressfreier arbeiten zu können.

Über nächste Aufgaben, vergessene Termine, nachzuholende Aktivitäten, aktuelle Projekte, verlorene Mitteilungen etc. nachzudenken belastet gestresste Menschen zusätzlich. Mit GTD sollen deshalb solche Menschen wieder Ihren Kopf frei bekommen für die wichtigen Dinge , Sie sollen Ihre Aufgaben erledigen, Termine und Versprechen einhalten können und Ihr Leben genießen.

Als Erstes sammeln Sie alle Ihre noch nicht abgeschlossenen Aufgaben, Termine, Verpflichtungen, Ziele, Ideen und Aktivitäten und legen Sie in einer Ablage ab, dies ist nun ihre "Inbox" für neue Aktivitäten. Aktivitäten mit mehreren Aufgaben können als Projekte abgelegt werden.
Kennzeichnen Sie nun Ihre gesammelten Aufgaben. Aufgaben werden z.B. mit einem "A" gekennzeichnet, Termine mit einem "T" und Projekte mit einem "P".

Der eigentliche Sinn dahinter liegt darin, dass Sie Ihr Gehirn "entleeren" können, um sich auf Ihre aktuelle Aufgabe zu konzentrieren. Denn wichtige Aufgaben tauchen doch meistens in unserem Gehirn auf, wenn wir gerade beschäftigt sind und am wenigsten Ablenkung gebrauchen können. Da unser Gehirn aber nicht multitaskingfähig ist, bleibt diese Arbeitsweise mit seinen ständigen Unterbrechungen eine der ineffektivsten und fehleranfälligsten überhaupt.

Ihre Inbox wird nun in regelmäßigen Intervallen durchgearbeitet, hierfür gibt es 3 Grundsätze:
1. Beginnen Sie immer mit der obersten Aktivität.
2. Entnehmen Sie immer nur eine Aktivität aus Ihrer Inbox.
3. Aktivitäten, die aus Ihrer Inbox entnommen werden, werden immer bearbeitet und nie zurückgelegt.

Für eine Aktivität können Sie beim Durcharbeiten nun die folgenden Entscheidungen treffen, ...
… wenn direkt eine Handlung erforderlich ist:

* Kann eine Aktivität in wenigen Minuten (i.d.R. <2 Minuten) erledigt werden, erledigen Sie sie sofort. Alles andere würde mehr Zeit in Anspruch nehmen.
* Fällt eine Aktivität in einen anderen Bereich oder kann jemand anderes die Aktivität schneller und besser bearbeiten, delegieren Sie und legen Sie die Aktivität unter "delegierte Aktivitäten" ab.
* Muss eine Aktivität in naher Zukunft erledigt werden und sie nimmt etwas mehr zeit in Anspruch, dann setzen Sie die Aktivität zusammen mit einem Datum, an dem die Aktivität beendet sein muss, auf Ihre aktuelle TODO-Liste.

… wenn momentan keine Handlung erforderlich ist:
* Ist die Aktivität nicht relevant und hat keine negativen Auswirkungen, verwerfen Sie Ihre Aktivität.
* Kann eine Aktivität noch später erledigt werden, dann legen Sie diese Aktivität unter einer eindeutigen Kategorie ab. Kategorien wie "Sonstiges" oder "Ablage" sind dabei verboten!
* Haben Sie irgendwelche Ideen oder spätere Ziele, die Sie auf einen längeren Zeitraum verteilt erreichen möchten, dann legen Sie diese unter "Vielleicht/Irgendwann" ab und sortieren die Ablage nach Ideen und Zielen etc.

Das nun folgende Kernsystem arbeitet mit Listen .
Sie erstellen sich eine Liste für "nächste Schritte", dort stehen jeweils ihre aktuellen Aufgaben und nötigen Schritte um Ihre Projekte voran zu bringen.
Mit einer Liste "Projekte" erhalten Sie Übersicht über Ihren aktuellen Stand der Projekte. Sie wollen damit auch vermeiden, dass Sie sich selbst übernehmen, indem Sie sich zu viel zumuten.
Auf der Liste "Warten auf" stehen unter anderem Ihre delegierte Aktivitäten. Fragen Sie auch ruhig gelegentlich bei Ihrem Delegierten, wie weit die Arbeit erledigt ist. Indem Ihre Delegierten bemerken, dass Sie nichts vergessen, werden auch diese vielleicht etwas sorgsamer mit den von Ihnen delegierten Aktivitäten umgehen.
Des Weiteren stehen auf dieser Liste auch ihre vielleicht/irgendwann Themen.
In einem Terminkalender notieren Sie sich ggf. zu allen Aktivitäten ein Datum, an dem eine Aktivität abgeschlossen werden sein muss. Arbeitsmaterial und Informationen zu Ihren Aktivitäten können Sie in einem Art Archiv ablegen.

Wie Sie sehen erfordert auch dieses System seinen eigenen Aufwand und jede Menge Disziplin . Ohne geht es nun mal nicht! Sie selbst entscheiden aber nun, wieviel Zeit sie mit der Führung Ihrer Listen verbringen und in welchen Intervallen Sie Ihre Listen überarbeiten. Ein wichtiges Merkmal ist auf jeden Fall, dass Sie ein Großteil Ihrer Zeit mit Arbeiten verbringen und nicht mit sortieren und ablegen. Perfektionismus ist hier fehl am Platze!! Er würde Sie nur wieder in Ihrer neu gewonnen Freiheit einschränken.

Um GTD umzusetzen reichen theoretisch schon ein Block mit Papier und Bleistift, genauso lässt sich aber auch ein Email-Postfach dafür einrichten. Zahlreiche Open Source Tools (z.B. TaskFreak ) können ebenfalls weiterhelfen, Wikipedia und/oder Sourceforge sind hier erste Anlaufpunkte.

Vielleicht fangen Sie ja bereits heute damit an? Wir träumen doch alle von einem aufgeräumten Schreibtisch, etwas weniger Kopfschmerzen und einem fast leeren Email-Postfach, oder?

Mehr über David Allen: http://www.davidco.com
Mehr über GTD: http://imgriff.com/serien/gtd-grundlagen/

Buchtipps:

Getting Things Done (GTD)
Titel: Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity
Autor: David Allen
Verlag: Penguin
Gute Einführung in GTD durch den Entwickler der Methode

Titel: Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag
Autor: David Allen, Übersetzer: Helmut Reuter
Verlag: Piper
Deutsche Übersetzung