Die tägliche Emailflut

Veröffentlicht auf 14. Juli 2011

Viele Leute die am PC arbeiten kennen es.
Jeden Tag landen unzählige Emails im Posteingang mit Aufgaben, Anfragen, Projektstatus, Informationen und jede Menge uninteressanten Dingen. Im Posteingang herrscht Chaos und man verliert irgendwann den Überblick, vergisst Dinge und verpasst Wichtiges.

Um dem entgegen zu wirken sollte man ein System entwickeln, das seinen persönlichen Anforderungen am Besten entspricht. In den letzten Jahren habe ich mir selbst so ein System zurechtgelegt, das auf einer Abwandlung der Getting Things Done Methode besteht.

Kurz zusammengefasst funktioniert mein System etwa so:
* Maximal 5 Minuten Emails lesen, danach Aufgaben erledigen.
* Alles was gelesen wird, wird sofort ins System eingeordnet, damit immer klar ist welche Aufgaben offen sind. Verschoben wird nichts.
* Keine Benachrichtigungen und Popups.
* Im Posteingang befinden sich nur nach Themen und Priorität geordnet aktuelle Aufgaben. Alles andere wird einsortiert.
* Emails, die in weniger als 5 Minuten erledigt werden können, werden sofort erledigt.
* Alles was nicht direkt an mich gesendet wird und keine wichtigen neuen Informationen und Aufgaben enthält wird gelöscht (Versuchen Sie es, ein großartiges Gefühl!). Anderes wird eingeordnet in die Ablage.
* Aufgaben, die nicht zu meiner Verantwortung gehören und normalerweise an anderer Stelle erledigt werden, werden in der Regel mit einem Hinweis an den Absender zurück gesendet. (Stichwort: Könnte Sie nicht mal kurz ...)
* Sind mehr Aufgaben im Posteingang, als überschaubar, werden weitere Aufgaben nur im Notfall angenommen und ggf. Aufgaben delegiert.
* Dateianhänge werden entsprechend des Themas abgelegt. abgeschlossene Projekte werden archiviert.
* Termine über 1h werden nur mit Vorbehalt zugesagt und ggf. frühzeitig verlassen oder nach Absprache erst später aufgesucht.

Besonders geschätzt und teilweise auch verflucht wird, dass jede Email mit offenen oder delegierten Aufgaben in meinem System irgendwann wieder auftaucht und dann nachgefragt wird. Das verschafft einem zumindest die Sicherheit, das nur wenig während der Arbeit verloren geht. Auf einen "leeren" Posteingang wird man übrigens häufiger angesprochen.

Sehr interessant dazu ist auch die Serie "Inbox Zero" von Merlin Mann.
Hier finden Sie Video und Präsentation.