Projektmanagement Software

Veröffentlicht auf 8. Juli 2009

Die Schwierigkeiten im Software Projektmanagement sind uns aus unserer täglichen Arbeit wohl allen bekannt.
Um trotzdem erfolgreich zu sein, muss eine Möglichkeit gefunden werden, wie man die Komplexität reduziert und das große Ganze im Auge behält.

Einige Projektmanager schwören auf die gute alte Handarbeit und arbeiten mit Microsoft Word, Excel und vielleicht noch mit Project und Co.
Der Aufwand der betrieben werden muss vom PM-Team ist allerdings dabei nicht zu verachten, des Weiteren sind Word- oder Excel-Dateien in der Regel nur von einer Person zu bearbeiten. Man stößt also mit zunehmender Größe, egal ob personell oder räumlich, schnell an seine Grenzen.

Ein anderer Weg ist es, wenn man den Aufwand mehr verteilt und dezentral dokumentieren bzw. berichten lässt.
Möglich macht das aktuelle Projektmanagementsoftware, mit einer zentralen Datenbank für das ganze Projekt.
Die Mitarbeiter dokumentieren selbst Ihre Arbeit oder berichten über Ihren aktuellen Stand und Ressourcenverbrauch, das PM-Team macht nur noch die Auswertung.

So, zumindest in der Theorie ...

In der Praxis gibt es natürlich auch viele gescheiterte Versuche in Projekten, solche Software einzuführen, wo es sich dann eher als Last und Fluch zugleich herausgestellt hat.
Ich wage aber mal zu behaupten, dass ein Großteil der Projekte und seiner Mitarbeiter von einer Einführung solcher Software profitieren können, wenn es denn richtig gemacht wird, ein passendes PM-Tool gewählt wird und dieses auch von den Mitarbeitern richtig angewendet und akzeptiert wird.
Zumindest meine Praxiserfahrungen lassen leider zumeist grobe Mängel bei Auswahl, Einführung und Betrieb erkennen.

Für die Auswahl sollte man sich Zeit lassen, genau klären was man benötigt und dann sorgsam auswählen und ggf. sogar mehrere PM-Tools mal ausprobieren. Es gibt eben einfach keine Projektmanagementsoftware, die individuell immer am besten geeignet ist.

Einen Überblick über Open-Source oder proprietäre, desktop- oder webbasierte Anwendungen (u.a. 5PM, Artemis, Clarity, eGroupWare, JIRA, MS Project, Open Proj, Open Workbench, Projectron BCS, RationalPlan, TeamCenter) kann man sich über folgende Liste verschaffen:
http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_project_management_software
Der bekannte PM-Blogger und "Project Shrink" Bas De Baar (http://blog.softwareprojects.org/) bietet mehrere Reviews, z.B. für Gantt Project, DotProject, NetOffice, OpenSched, PMTool, Target Process Planing, JX Project oder Trac an:
http://www.softwareprojects.org/free-project-management-software.htm
Ausführliche Vorstellungen mit Screenshots etc. bietet unter anderem die "Online Project Management Tools" Serie (AtTask, Comindwork, Clarizen, Easy Projects, ProjectOffice, ZOHO Projects etc.) von LAMPdocs an:
http://www.lampdocs.com/businessmen/online-project-management-tools-part-1/
http://www.lampdocs.com/businessmen/online-project-management-tools-part-2/
http://www.lampdocs.com/businessmen/online-project-management-tools-part-3/
http://www.lampdocs.com/businessmen/online-project-management-tools-part4/
http://www.lampdocs.com/businessmen/online-project-management-tools-part-5/

Bei der Einführung sollte man mindestens eine Fachmann haben, der sich bereits gut mit der Software auskennt und der die Struktur und Prozesse des Projektes möglichst einfach auf das Werkzeug abbilden kann. Der umgekehrte Weg, ein Projekt an eine Software anzupassen, ist nicht zu empfehlen, da sich zum einem einfach zu viel auf einmal ändert,
und zum anderen viele alte Daten nicht mehr gebraucht werden können, aber gleichzeitig Lücken im neu aufgesetzten Prozess des Werkzeugs entstehen, die erst nach und nach gefüllt werden können.
Die positiven Effekte die man sich versprach verpuffen im schlimmsten Fall so gleich wieder.

Ebenso wichtig ist bei der Einführung, dass das neue Werkzeug von den Mitarbeitern akzeptiert wird, es sollte keine Mehrarbeit entstehen, sondern bestehendes einfacher werden und in einem Medium gebündelt werden.
Erst wenn auch die Mitarbeiter überzeugt wurden und sich einen Nutzen versprechen, werden Sie auch gerne damit arbeiten, was eine Grundvoraussetzung dafür ist, dass der Betrieb Erfolg verspricht und die Projektmanagementsoftware sein Potential entfalten kann.